1. Introduction
Hiriso, Inc. (« Hiriso », « nous », « notre » ou « nos ») fournit une plateforme d'intelligence d'entretien et un système de suivi des candidatures conçus avec la confidentialité, la sécurité et la propriété des données comme principes fondamentaux.
La présente politique de confidentialité explique comment nous collectons, utilisons, protégeons et permettons de contrôler les données personnelles traitées via :
- hiriso.com
- app.hiriso.com
- les applications d'enregistrement de bureau et mobiles de Hiriso
- les API et services d'IA associés
Hiriso ne vend pas de données personnelles, ne partage pas les données des clients à des fins publicitaires et ne réutilise pas les entretiens ou enregistrements à des fins étrangères ou pour l'entraînement de modèles.
2. Rôles au regard du droit de la protection des données
Selon le contexte :
- Hiriso agit en tant que sous-traitant (Data Processor) pour les données des candidats et des entretiens traitées pour le compte des clients.
- Hiriso agit en tant que responsable de traitement (Data Controller) pour les données de compte, de facturation et d'utilisation du site web.
3. Catégories de données personnelles
3.1 Données de compte et d'organisation
- Nom, adresse e-mail, nom de l'entreprise
- Rôles et autorisations des utilisateurs
- Identifiants d'authentification (hachés de manière sécurisée)
3.2 Données de candidature et de recrutement
- Profils et CV des candidats
- Notes d'entretien, évaluations et scores
- Statut dans le pipeline de recrutement
3.3 Contenu des entretiens
- Enregistrements audio (micro et audio système lorsque activés)
- Transcriptions et questions-réponses structurées
- Analyses, résumés et signaux générés par l'IA
3.4 Données techniques
- Adresse IP
- Type d'appareil et de navigateur
- Identifiants de session
- Journaux d'erreurs et de performance
4. Finalités du traitement
Nous traitons les données uniquement pour :
- Fournir et exploiter les Services
- Permettre les entretiens, enregistrements, transcriptions et analyses
- Gérer les flux de recrutement
- Améliorer la sécurité, la fiabilité et la performance
- Respecter les obligations légales
5. IA et traitement automatisé
Hiriso utilise l'IA strictement pour des fonctionnalités initiées par le client, notamment la transcription, la notation, le résumé et la recherche.
Garanties :
- Aucune donnée d'entretien n'est utilisée pour entraîner des modèles d'IA publics ou partagés
- Le traitement par l'IA est isolé par locataire (tenant)
- Les résultats restent privés à l'organisation cliente
5.1 Protection de l'identité des candidats (masquage des données personnelles)
Hiriso applique une couche stricte de confidentialité dès la conception qui empêche la transmission des informations personnelles identifiables (PII) des candidats à tout fournisseur d'IA externe ou grand modèle de langage (LLM). En particulier :
- Les noms ne sont jamais envoyés à l'IA. Toute analyse, notation, synthèse et évaluation assistée par l'IA est réalisée sur des données anonymisées. Les candidats sont identifiés en interne par des identifiants système opaques et par leur contexte professionnel (par exemple le poste et l'entreprise) plutôt que par leur nom.
- Les adresses et coordonnées sont supprimées. Les adresses postales précises, adresses e-mail et numéros de téléphone sont automatiquement masqués de tout texte avant qu'il n'atteigne un modèle d'IA externe. Les données de localisation au niveau de la ville peuvent être conservées lorsqu'elles sont pertinentes pour la mise en correspondance avec les offres.
- Moteur de masquage centralisé. Tous les points d'accès de l'IA passent par une couche centralisée de masquage des PII qui supprime systématiquement les informations identifiantes. Cela s'applique aux résumés d'entretien, à la notation des candidats, à l'évaluation des compétences, à l'assistance par chat IA, aux suggestions de questions et à la génération de fiches candidat.
- Analyse de CV par l'IA optionnelle. Lorsqu'un CV de candidat est téléversé, l'IA peut traiter le document brut une seule fois pour en extraire des données structurées (nom, compétences, expérience). C'est le seul flux où du texte non masqué est envoyé à un modèle d'IA, et il est entièrement optionnel. Les organisations peuvent désactiver totalement l'analyse de CV par l'IA dans Paramètres > Confidentialité, imposant alors la création manuelle des candidats. Une fois désactivée, aucune donnée personnelle de candidat n'est jamais transmise à un modèle d'IA, en aucune circonstance. Même activée, le nom et les coordonnées du candidat ne sont jamais inclus dans les requêtes IA ultérieures après l'extraction initiale.
- Réduction des biais. En retirant les noms des candidats de l'évaluation par l'IA, Hiriso contribue à réduire le risque de biais lié au nom dans les évaluations automatisées.
6. Partage des données
Hiriso ne vend ni ne revend jamais de données personnelles.
Nous pouvons faire appel à des sous-traitants ultérieurs vérifiés (hébergement cloud, reconnaissance vocale, envoi d'e-mails) dans le cadre de garanties contractuelles strictes :
- Confidentialité
- Traitement à finalité limitée
- Aucune utilisation indépendante des données
7. Conservation et suppression des données
- Les clients contrôlent les paramètres de conservation
- Les données peuvent être supprimées à tout moment
- Des politiques d'expiration (TTL) peuvent supprimer automatiquement les données
- Les données supprimées sont définitivement effacées dans un délai raisonnable
8. Sécurité des données
Nous mettons en œuvre des garanties conformes aux standards du secteur :
- Chiffrement en transit et au repos
- Contrôles d'accès basés sur les rôles
- Gestion sécurisée des sessions
- Isolation par locataire
- Journalisation d'audit
9. Vos droits (RGPD et CCPA)
Vous avez le droit de :
- Accéder à vos données
- Corriger les données inexactes
- Supprimer vos données
- Limiter le traitement ou vous y opposer
- Exporter vos données
- Retirer votre consentement le cas échéant
Les demandes peuvent être faites via l'application ou en contactant privacy@hiriso.com.
10. Transferts internationaux
Lorsque des données sont transférées à l'international, Hiriso applique des garanties appropriées, y compris des protections contractuelles conformes aux exigences du RGPD.
11. Responsabilité du client concernant l'avis d'enregistrement et le consentement
Lorsque les Services sont utilisés pour enregistrer, transcrire ou analyser par IA un entretien ou une conversation, le Client (et les personnes agissant pour son compte) agit en tant que responsable de traitement du contenu d'entretien résultant et est seul responsable de : (i) fournir à chaque participant un avis clair et visible indiquant que la conversation est enregistrée, transcrite et analysée par un service d'IA, avant tout enregistrement ; (ii) obtenir, documenter et conserver tout consentement, opt-in, avis ou autorisation requis par la loi applicable (y compris, sans s'y limiter, le RGPD, le RGPD britannique, le CCPA/CPRA, la PIPEDA, la LGPD et les lois fédérales, étatiques et locales sur les écoutes) ; et (iii) établir une base légale valable pour le traitement des données personnelles au titre de l'article 6 du RGPD (et, le cas échéant, de l'article 9) ou de toute loi analogue.
Hiriso ne fournit que les moyens techniques d'enregistrer, transcrire et analyser des conversations. Hiriso n'a aucune relation avec les participants aux entretiens, n'initie pas les enregistrements et n'a aucun moyen de vérifier si l'information a été fournie ou le consentement obtenu. Hiriso n'est pas responsable, et décline expressément toute responsabilité découlant, du manquement d'un Client ou d'un intervieweur à ces obligations. Tous les détails, y compris l'indemnisation, figurent dans nos Conditions d'utilisation (section 3).